Te waardevol te laten lopen, maar niet perfect
Soms kunnen de voorwaarden die een potentiële koper stelt behoorlijk zorgwekkend zijn. Het is gebruikelijk dat verkopers alle kosten dragen zonder de garantie dat er uiteindelijk een contract wordt gesloten. Bovendien behoudt een koper zich vaak het recht voor om het aankoopproces naar eigen goeddunken te beëindigen, zonder enige verplichting of opgave van redenen. Dergelijke voorwaarden, naast andere, kunnen ontmoedigend zijn, vooral wanneer u het gevoel hebt dat deze voorwaarden een of meer van uw concurrenten bevoordelen. Welke stappen kunt u hiertegen ondernemen?
Allereerst bent u niet verplicht om aan elk verzoek van een koper te voldoen. Als het voorgestelde proces of de voorwaarden volstrekt onaantrekkelijk zijn, kunt u beter helemaal geen formele reactie indienen. Vaak lijkt een kans te mooi om te laten liggen, zelfs als sommige voorwaarden frustrerend zijn. Hoewel uw algemene aanpak zou moeten zijn om klanten zoveel mogelijk tegemoet te komen, kunnen er bepaalde voorwaarden zijn die te ver gaan. Dit kan leiden tot extra stress als die voorwaarden door uw potentiële klant als ‘uitsluitingscriteria’ worden beschouwd. Het weigeren van deze voorwaarden kan ertoe leiden dat u niet meer in aanmerking komt, en u kunt erop vertrouwen dat uw concurrenten nauwlettend in de gaten houden of de criteria worden nageleefd. Daarom moet elke beslissing om af te wijken van de vastgestelde regels weloverwogen zijn, waarbij alle mogelijke gevolgen zorgvuldig moeten worden afgewogen.
Stel wijzigingen van de voorwaarden voor
Dat betekent niet dat u aan elke eis hoeft te voldoen. Als u ervoor kiest het risico te nemen om uitgesloten te worden, is dat omdat u liever van de lijst wordt geschrapt dan betrokken te blijven onder voorwaarden die u niet bevallen. In dergelijke situaties is het belangrijk om uw standpunt duidelijk te maken: maak duidelijk wat u niet wilt accepteren en schets welke alternatieven u daarvoor aanbiedt. Benadruk waarom deze alternatieven voordelig zouden zijn voor alle betrokken partijen. Soms is er een mogelijkheid om een alternatief proces buiten de offerteprocedure te starten dat zowel voor de koper als de leverancier voordeliger kan zijn.
Uit onze ervaring blijkt dat het vaak nuttig is om te zoeken naar een diepere motivatie achter het RFP (Request for Proposal). Meestal ligt er een zakelijk doel ten grondslag aan de aanvraag. Een fietsenfabrikant die bijvoorbeeld ontwerpen zoekt voor een nieuw model, heeft zich wellicht gerealiseerd dat het marktaandeel verliest door een te late reactie op opkomende trends (een praktijkvoorbeeld). Een leider in de robotproductie is mogelijk niet alleen op zoek naar technische expertise, zoals vermeld in de RFP, maar zoekt wellicht ook een strategische partner die nieuwe klanten kan aantrekken (eveneens een reëel scenario). Als u iets kunt bieden dat beter aansluit bij de zakelijke behoeften van uw potentiële klant, is de kans groot dat u een boeiend gesprek met hem of haar kunt voeren.
Twee voorbeelden uit de praktijk
Om uw verbeelding te prikkelen en mogelijkheden te verkennen:
Casus 1: Een grote multinationale financiële instelling schreef een aanbesteding uit voor hardware om te voldoen aan de groeiende IT-opslagbehoeften in de kantooromgeving. Deze toename in vraag werd grotendeels veroorzaakt door ongecontroleerd e-mailgebruik, gebrekkige tooling voor samenwerking, een stijging van grafische (en vooral video-) content en, met name, de onbeperkte creativiteit van eindgebruikers die zelfstandig IT-oplossingen ontwikkelden die de officiële IT-afdeling niet kon leveren.
In plaats van simpelweg de gevraagde hardware te leveren, ging de hardwareleverancier een samenwerking aan met een serviceprovider en startte gesprekken met de klant over hoe de snelgroeiende opslagbehoeften beheerst konden worden. Uiteindelijk sloten beide leveranciers een langlopend contract voor gemanaged gegevensbeheer, met een contractwaarde die minstens tien keer hoger lag dan wat oorspronkelijk in de aanbesteding was beschreven.
Casus 2: Een kleine bank had enkele miljoenen euro’s geïnvesteerd in een nieuw systeem voor betalen en sparen dat hen een aanzienlijk concurrentievoordeel op de markt opleverde. Vanwege hun beperkte bedrijfsomvang vonden ze het echter moeilijk om de onderhoudskosten van het nieuwe systeem onder controle te houden. Als oplossing schreven ze een ‘schoonheidswedstrijd’ uit om een IT-dienstverlener te kiezen die hen kon helpen deze kosten te verlagen.
In plaats van te concurreren met andere aanbieders en talloze (in hun ogen) irrelevante vragen te beantwoorden, presenteerde één dienstverlener een compleet ander voorstel. Deze aanbieder had onlangs een bedrijf overgenomen dat ook had geïnvesteerd in een vergelijkbaar systeem met dezelfde technologie. Hun aanbod aan de bank was: laten we in Europa samenwerken en een Shared Service Center voor betalen en sparen opzetten. Ze stelden voor om de investering van de bank te gebruiken voor de lokale markt, terwijl de investering van de aanbieder zou worden ingezet voor andere Europese markten. Hierdoor zouden de voordelen van schaalgrootte gedeeld kunnen worden. Het resultaat? De bank en deze aanbieder sloten een strategisch partnerschap, waarbij de oorspronkelijke concurrenten uit de ‘schoonheidswedstrijd’ vanaf dat moment niet meer ter sprake kwamen.
Creativiteit loont
Wat is uit het bovenstaande de conclusie? Hoewel het doorgaans verstandig is om je aan de vastgestelde regels van de koper te houden, er kunnen geldige redenen zijn om te proberen deze te wijzigen. Zelfs als dit het risico met zich meebrengt dat je van het biedingsproces wordt uitgesloten. Wanneer je nadenkt over hoe je deze regels zou willen aanpassen, kun je net zo goed overwegen om een aanzienlijk verbeterd aanbod te creëren dat beter aansluit op de zakelijke behoeften van je klant. Door je te richten op de strategische doelen van je klant en ernaar te streven om daarop aan te sluiten, kun je pas echt geweldige resultaten bereiken.
