Wanneer u een document gaat opstellen, of het nu een voorstel, een offerte of een presentatie is, heeft u vaak de hulp van collega’s of partners nodig. Maar zelfs als u de enige auteur bent, is het raadzaam deze stappen te volgen:
- Bepaal het doel: welke boodschap wilt u overbrengen?
- Denk aan het publiek: aan wie richt u de boodschap?
- Maak een inhoudsopgave: hoe structureert u de boodschap? De inhoudsopgave is het skelet van uw verhaal. Gebruik kopjes in de inhoudsopgave die weergeven wat u wilt overbrengen en die zowel het verstand als het gevoel van het publiek aanspreken.
- Bepaal de stijl van het document: formeel of informeel, commercieel of technisch, tekstueel of grafisch, en zorg ervoor dat de stijl aansluit bij het doel en het publiek.
- Maak een storyboard dat de structuur concreet maakt: voeg een overzicht van de inhoud toe, geschreven of gevisualiseerd in de juiste stijl, met secties (hoofdstukken en paragrafen). Het hoeft (nog) niet perfect te zijn, als het maar duidelijk is!
- Bepaal het maximale aantal pagina’s per sectie en zorg ervoor dat uw document niet meer dan 15 pagina’s (of slides) telt. Niemand leest een document van meer dan 15 pagina’s!
- Als u echt meer pagina’s nodig hebt, maak dan bijlagen. En geef de bijlagen titels die duidelijk genoeg zijn voor de lezer om direct te zien welke bijlagen hij of zij moet lezen en welke hij of zij kan overslaan.
- Maak ook storyboards voor de bijlagen: voeg ook hier een inhoudsoverzicht toe.
- Kies een documentsjabloon dat past bij de stijl van het document.
- Voeg de inhoudsopgave en het storyboard toe aan het sjabloon. U heeft nu een document in de juiste stijl, met de juiste kopjes en een overzicht per kopje.
- Schrijf de inleiding die de boodschap overbrengt die u wilt delen, in een stijl die de doelgroep aanspreekt, en introduceer kort de structuur van het document. Schrijf tot slot de conclusie die u wilt overbrengen, wederom met de boodschap die u wilt overbrengen in een stijl die bij de doelgroep past.
- Controleer uw inleiding en conclusie: heeft u ze zo beknopt en duidelijk mogelijk geformuleerd?
- Laat uw document beoordelen door iemand die zowel het doel als de doelgroep kent en begrijpt, als u dat nog niet eerder hebt gedaan.
- Geef uw medeauteurs de instructie dat een afbeelding meer zegt dan duizend woorden, maar zorg er wel voor dat u de juiste soort afbeeldingen gebruikt.
Wanneer er meer auteurs aan het document bijdragen, begrijpen ze door bovenstaande werkwijze wat er van hen verwacht wordt. Maar er is slechts één eindredacteur die verantwoordelijk is voor het gehele document en die ervoor zorgt dat de inhoud ervan precies de juiste boodschap overbrengt aan de specifieke doelgroep, in de gekozen stijl.
